fbpx
  • Ylistön silta

    Jyväskylä tunnetaan Alvar Aallon pääkaupunkina, liikuntapääkaupunkina ja Valon kaupunkina. Kaupungilla on pitkät perinteet vilkkaana opiskelijakaupunkina. Jyväskylä on lisäksi Suomen suosituimpia messu- ja kongressikaupunkeja.

    Jyväskylässä järjestettyjen tapahtumien määrä kasvaa jatkuvasti. Viime vuosina tapahtumatoimintaa on kehitetty määrätietoisesti Tapahtumakaupunki Jyväskylä –brändin alla. Tapahtumien arvostus kaupungissa on tällä hetkellä hyvä. Tapahtuman järjestämistä on helpotettu, ohjeistuksia on lisätty ja kaupungin ja tapahtumanjärjestäjien kanssakäyminen on helpottunut. Tapahtumatoiminta on osa Jyväskylän matkailu- ja elinkeinotoimintaa.

    Haastattelin Jyväskylän kaupungin tapahtumatoiminnan markkinointipäällikkö Jaana Ruposta kysyäkseni, millaisena tapahtuma-alan kaupunkina Jyväskylä profiloituu. Millaisia tapahtumia Jyväskylässä ylipäätänsä järjestetään sekä mitä tapahtumaa järjestettäessä tulee ottaa huomioon?

    Tapahtuman järjestäminen Jyväskylässä

    Kysyessäni Jaanalta tapahtumanjärjestäjien kompastuskiviä sekä ohjeistuksia nousi ensimmäisenä asiana aikataulu ja vastuualueet. Ruponen painottaa, että tapahtumaa suunniteltaessa tulee hommaan ryhtyä ajoissa, aikatauluttaa asiat ja vastuuttaa eri tehtävät selkeästi. Jyväskylän tapahtumakalenterista on hyvä myös katsoa, mitä muita tapahtumia on samaan aikaan suunnitteilla, jotta esimerkiksi hotelli- ja ravintolapaikat riittävät. Luvat ja ilmoitukset pitää muistaa tehdä ajoissa, Ruponen muistuttaa.

    Tässä Jaanan vinkit tapahtumanjärjestämiseen

    Jokainen tapahtuma on erilainen, ja jokainen tapahtuma on kuin projekti, jonka osa-alueiden järjestelmällinen läpikäynti vaikuttaa lopputulokseen.

    Järjestämisprosessissa edetään vaihe kerrallaan:

    1) Tapahtuman ideointi: mietittävä tapahtuman kohderyhmä ja sisältö, tapahtumapaikan valinta, tapahtumariskit -> esim. sääolosuhteet ulkotapahtumissa, ajankohta -> samanaikaiset tapahtumat, aikataulu, yhteistyökumppaneiden haku ja rahoituksen järjestäminen.

    2) Ajankohdan päättäminen: valinnassa on tärkeää huomioida samanaikaisesti järjestettävät tapahtumat -> mahdollinen hyöty yhteisistä kohderyhmistä, tapahtumapaikan saatavuus ja soveltuvuus, majoituskapasiteetin riittävyys sekä vapaaehtoistyöntekijöiden tarve.

    3) Tapahtuman organisaatio ja tehtävävastuut vaihtelevat paljon tapahtumien mukaan, mutta selkeä tehtävien jako ja tiedonkulku ovat tärkeitä tapahtuman onnistumisen kannalta. Tapahtumalla on oltava yksi nimetty vastuuhenkilö tai projektipäällikkö, joka kantaa vastuun projektin etenemisestä suunnitelman mukaisesti.

    4)Paikan valinta on ensiarvoisen tärkeää tapahtuman onnistumisen kannalta. Paikan valintaan vaikuttavat tapahtuma-aika, sijainti, infrastruktuuri, kulkuyhteydet, saavutettavuus, oheis- ja majoituspalvelut, paikan luonne sekä kustannukset. Sopivan tapahtumapaikan etsiminen ja varaaminen kannattaa tehdä hyvissä ajoin, jotta sen saatavuus saadaan varmistettua halutulle ajankohdalle.

    Tapahtumapaikan valinnassa on hyvä ottaa huomioon mm:
    sijainti, liikenneyhteydet ja paikoitusmahdollisuudet, esteettömyys, oheis- ja majoituspalvelut, tilantarve, tarvittava tekniikka (sähkö, vesi, rakennelmat ja kalusteet sekä tietoliikenneyhteydet), paikan tunnettavuus: yleisön tietoisuus paikasta ja sen saavutettavuus ja tietysti tapahtuman luonteen soveltuvuus kyseiseen paikkaan.

    5) Tapahtuman budjetointi:
    Tapahtuman talouden suunnittelu on hyvä aloittaa mahdollisimman aikaisessa vaiheessa. Taloutta täytyy pystyä seuraamaan reaaliaikaisesti, jotta mahdollisia korjausliikkeitä voidaan tehdä tarpeeksi ajoissa.

    6) Tapahtuman tiedottaminen ja markkinointi:
    Tapahtuman markkinointi kohdistetaan yleisölle ja tapahtumassa kävijöille sekä yritysyhteistyökumppaneille. Tässä auttaa kohderyhmän kartoittaminen etukäteen. Kartoituksen avulla voidaan valita markkinointikanavat halutulle kohderyhmälle. Tiedottaminen kohdistetaan erilaisille tiedotusvälineille ja sen kautta tavoitetaan myös ne viranomaiset, jotka jäävät ilmoitus- ja lupamenettelyjen ulkopuolelle.

    Tapahtuman markkinointi kannattaa aloittaa hyvissä ajoin ennen tapahtumaa ja sitä tulee jatkaa aina tapahtuman alusta loppuun saakka ja mielellään myös tapahtuman jälkeenkin. Perusteellisesti tehdyllä markkinointi- ja tiedotussuunnitelmalla tavoittaa laajemman yleisön ja hyvä suunnitelma helpottaa varsinkin tapahtuman lähestyessä, jolloin tiedotus ei jää tapahtumakiireiden vuoksi vajaaksi.

    7) Turvallisuusasioista huolehtiminen:
    tapaturma- ja vastuuvakuutukset, luvat ja ilmoitukset eri viranomaisille, liikenteenohjaus ja järjestyksenvalvonta, pelastus- ja turvallisuussuunnitelma, jätehuolto, myyntiluvat yms.

    8) Tapahtuman toteutus

    9) Tapahtuman jälkeinen raportointi ja arviointi

    Tapahtumat Jyväskylässä

    Kompaktin kolmen järven ympyröimässä luonnonkauniissa Jyväskylässä järjestetään vuosittain noin 5000 erilaista tapahtumaa aina pienistä pop-up tapahtumista isoihin kymmeniä tuhansia kävijöitä liikuttaviin kansainvälisiin tapahtumiin.

    Ruponen listaa Jyväskylän keskeisen sijainnin sekä hyvien liikenneyhteyksien houkuttelevan tapahtumanjärjestäjiä sekä tekevän Jyväskylästä halutun tapahtumapaikan. Jyväskylään on helppo tulla melkein mistä vaan ja millä vaan. Toki pitkäaikainen kokemus suurienkin tapahtumien järjestämisestä puhuu jo puolestaan.

    Ruponen valottaa Jyväskylän olevan järjestävänä kaupunkina monissa Suomea kiertävissä urheilukilpailuissa. Hän kertoo kaikkien urheilukilpailuiden sekä -tapahtumien olevan tervetulleita. Tunnetaanhan kaupunki Suomen liikuntapääkaupunkina. Vuosittain Jyväskylässä järjestetäänkin 1-2 MM/EM/PM -kilpailua sekä useita SM -tason kilpailuja. Erityisesti Ruponen kertoo vauhdikkaiden lajien sopivan kaupunkiin mainiosti. Esimerkkinä Ruponen käyttää alamäkiluistelua sekä ratamoottoriveneilyä.

    Suurimpina tapahtumina vuonna 2018 olivat Neste Rally Finland, Valon Kaupunki sekä Kalevan kisat. Ulkoilmatapahtumat Jyväskylässä vetivät vuonna 2018 yli 400 000 kävijää.

    Suosittuja tapahtumapaikkoja Jyväskylässä

    Kongressikeskus Paviljonki ja sen yhteydessä oleva Lutakonaukio ovat suosittuja tapahtumapaikkoja. Lutankonaukiolla järjestetään paljon festivaaleja sekä markkinoita. Suosittuna ilmaistapahtumien paikkana tunnetaan aivan keskustan tuntumassa oleva Jyväskylän kävelykatu.

    Idyllisiä paikkoja haettaessa on hyvä katsastaa esim. Toivolan Vanha Piha sekä Lounaispuisto.  Tutustu Jyväskylän tapahtumapaikka-esitteeseen tästä.

    Jyväskylä on Evenderin aluekumppani ja Evenderin sivuilta löytyy roimasti myös Jyväskylän paikallisia palveluntarjoajia, joita kannattaa hyödyntää tapahtumanjärjestämisessä. Lisää Evenderin Jyväskylän paikallisista toimijoista voit lukea täältä.

    Tiesitkö nämä Jyväskylästä?

    • Jyväskylästä löytyy jo yli 100 pysyvästi valaistua kohdetta; muun muassa siltoja, taideteoksia ja rakennuksia. Jyväskylä onkin ollut jo 20 vuotta urbaanin valaistuksen edelläkävijä.
    • Jyväskylä on liikunnan edelläkävijä ja huippu-urheilun pohjoiseurooppalainen osaamiskeskittymä. Jyväskylästä löytyy mm. Suomen ainoa Liikuntatieteellinen tiedekunta ja Kilpa- ja huippu-urheilun tutkimuskeskus (KIHU).
    • Jyväskylä on Suomen seitsemänneksi suurin kaupunki noin 142 000 asukkaallaan, joista joka kolmas on opiskelija.
    • Alvar Aallon pääkaupunki. Hänen suunnittelemiaan merkittäviä rakennuskokonaisuuksia löytyy Jyväskylän seudulta eniten maailmassa.

    Kiitokset Jyväskylän Kaupungin Markkinointipäällikkö Jaana Ruponen!

    Tapahtumarikkain terveisin

    Markkinointikoordinaattori
    Tea Puonti